Dieses Modul vermittelt praxisnah die Grundlagen des Kanzleimanagements für die Verwaltungstätigkeit in einer Gemeinde.
Teilnehmende lernen, wie Kanzleiordnung, Schriftgutverwaltung und EAP (Einheitsaktenplan) den Arbeitsalltag strukturieren um im Verwaltungshandeln für Übersichtlichkeit, Nachvollziehbarkeit und Rechtssicherheit zu sorgen.
Kursinhalte:
- Grundlagen der Kanzleiordnung: Was ist eine Kanzleiordnung, warum ist sie notwendig, und welche Ziele verfolgt sie?
- Aufbau und Bestandteile: Vorstellung der wichtigsten Abschnitte, z.B. Schriftgutverwaltung, Bearbeitungsfristen, Zuständigkeiten, Datenschutz.
- Dokumentenmanagement: Praktische Hinweise zur Aktenführung, Ablage, Archivierung und zum Umgang mit digitalen Dokumenten. Wie funktioniert der EAP (Einheitsaktenplan)?
- Kommunikation und Weiterleitung: Regeln zur Weitergabe von Informationen innerhalb der Gemeinde, Umgang mit Posteingang und -ausgang.
- Bezug zur Gemeinde: Spezifische Regelungen, die aus der Größe oder den Besonderheiten der jeweiligen Gemeinde resultieren (z.B. dezentrale Organisation, Zusammenarbeit mit ehrenamtlichen Kräften).
- Rechtliche Grundlagen: Überblick über relevante Gesetze und Vorschriften (z.B. Datenschutz, Aktenaufbewahrungspflichten).
- Praxisbeispiele: Fallstudien oder typische Alltagssituationen, um die Anwendung der Kanzleiordnung zu veranschaulichen.